Spravovat projekt, odepisovat kolegům na e-maily, s klienty vyřídit důležité telefonáty, do toho si esemeskovat s matkou, sem tam mrknout na Facebook, zkontrolovat zprávy a při tom popíjet kávu. Zhruba takovou představu mají ‚bílé límečky‘o tom, jak má vypadat správné pracovní nasazení. Mít seznam úkolů, vyřizovat více věcí najednou, být produktivní a večer usínat s pocitem, že jsme ten den intenzivně pracovali.

Jenže kolik jsme toho skutečně dotáhli do konce? Pokud tedy nebudeme počítat hromadu e-mailů, které jsme vyřídili, a porady, kterých jsme se zúčastnili. Dokončili jsme to nejdůležitější a nejnáročnější – náš projekt?

Multitasking není všechno

Devora Zacková, autorka knihy Singletasking – Udělejte víc – jedno po druhém (Ikar, 2016), si všímá, že někteří lidé si do životopisů uvádějí jako jednu ze svých předností schopnost multitaskingu, dělání více věcí najednou. Chtějí svým potenciálním zaměstnavatelům ukázat, že jsou pracovití, výkonní, houževnatí, zkrátka schopní. „Tyto vlastnosti ale nesouvisejí s děláním dvou různých věcí najednou. To naopak celkovou efektivitu snižuje. Takzvaný multitasking vede k roztržitosti, k chybám a k tomu, že se na práci dostatečně nesoustředíte. Co se od vás požaduje, není multitasking, ale produktivita, efektivita a profesionalita,“ upozorňuje konzultantka v oblasti lidských zdrojů a jejich vedení a autorka tří bestsellerů.

Osvícené nadřízené vyzdvihováním svých multitaskingových schopností nepřesvědčíte. Vědí, že co se tváří jako zvládání dvou (neřkuli více) úkolů najednou, je ve skutečnosti roztěkanost a nesoustředěnost, které dlouhodobě žádné pozitivní výsledky nepřinášejí.

„Multitasking je mýtus. Neexistuje,“ shrnuje Devora Zacková výsledky mnoha studií z posledních dvaceti let. „Dělat více věcí najednou, v jeden okamžik, není z neurologického pohledu ani možné. Mozek mezi činnostmi přepíná, přeskakuje z jedné na druhou. Trvá mu to desetinu vteřiny, takže to ani nezaznamenáme. Ale výkon tím trpí,“ říká odbornice a cituje několik neurovědců včetně Davida Mayera z Michiganské univerzity. Ten spolu se svým týmem dospěl k závěru, že dva úkoly najednou mozek zvládá jen tehdy, když jsou oba jednoduché a zároveň se nepřetahují o stejné duševní zdroje, tedy o stejné neuronové dráhy a místa v mozku.

Takže ano, pokud zvládáte při vaření poslouchat rádio nebo při poradě popíjet čaj (a soustředit se), multitaskujete. Když ale během porady odesíláte esemesku nebo sjíždíte Twitter, jste jednoduše nesoustředění, nevnímáte své kolegy na sto procent a je dost možné, že vám něco uteče.

Mobil do ledničky, rajčata do pračky

O tom, že dříve vyzdvihovaný multitasking není ve skutečnosti žádná výhra, ale past, se na vlastní kůži přesvědčila i psycholožka, koučka a manažerka Zuzana Ježková (www. psychologicketipy.cz). „Dřív jsem hrdě hlásila, že jsem skvělým důkazem toho, že ženy zvládají více věcí najednou. Ve škole jsem během výkladu dělala domácí úkoly, později v práci pořizovala zápis z porady, zapojovala se do diskuse a zároveň připravovala další materiály.“

Jenže po čase si uvědomila, že je po takových situacích unavenější: „Odcházela jsem z práce úplně hotová. Taky jsem dělala více chyb z nepozornosti, třeba jsem dala mobil do ledničky nebo rajčata do pračky,“ usmívá se dnes. A tak zkusila změnit taktiku a soustředit se jen na jednu věc, ne jich řešit tisíc naráz. „Hned jsem měla z práce lepší pocit a cítila se nabitá energií,“ sdílí svoji zkušenost se singletaskingem.

Devora Zacková také upozorňuje na to, že přesouvání pozornosti mezi úkoly zvyšuje čas potřebný k jejich dokončení. A studie vědců z Harvardovy univerzity z roku 2013 ukázala, že zatímco nejproduktivnější zaměstnanci přesouvají pozornost málokdy, ti příliš horliví až pětsetkrát denně. Navíc se multitaskeři nechají snadněji vyrušit, jejich schopnost koncentrace je chabá. Další harvardský experiment na studentech používajících během učení internet a mobil ukázal, že dělená pozornost brzdí schopnost zpracovávat informace.

„Výsledkem je, že si pamatujeme méně nebo vůbec nic. Takzvaný multitasking vede ke snížení kognitivních schopností a brání hlubšímu učení,“ tvrdí vědci.

Vliv multitaskingu na paměť na sobě pozorovala i psycholožka Zuzana Ježková, když kvůli rizikovému těhotenství na měsíc ‚vypadla‘ z každodenního kolotoče a skončila na pozorování v nemocnici. „Paradoxně nejvíc věcí, detailů si pamatuju z tohoto období, kdy se ‚nic‘ nedělo. Ze zajímavějších i emočně významnějších období si pamatuji výrazně méně,“ všímá si. Je to podle ní důkaz toho, že soustředění a neroztěkanost podporují naši paměť.

Žonglování s úkoly

Nesoustředěnost, nižší produktivita, horší paměť. A to není všechno. Díky magnetické rezonanci se přišlo na to, že prefrontální šedá kůra mozková se vlivem stresu z neustálého přetížení, kdy musí přepínat mezi vícero úkoly, zmenšuje. Ke slovu se pak dostává amygdala (část mozku, která generuje emoce jako vztek, hněv, strach, úzkost atd.) a spustí vylučování stresového hormonu kortizolu. Oba faktory – úbytek mozkové tkáně a stres vedou ke snižování schopnosti jasně uvažovat, řešit problémy a ovládat emoce.

Jak vybřednout z pasti multitaskingu? Soustřeďte se na jednu věc a odbavujte úkoly jeden po druhém. Singletaskujte. Ovšem není to tak jednoduché, jak by se mohlo na první pohled zdát. Pokud jste byli dosud zvyklí žonglovat s několika míčky nad hlavou, bylo to možná stresující, ale i vzrušující. Možná vám dělaly dobře i uznalé poznámky okolí. To si teď máte nudně pohazovat s jedním míčkem z ruky do ruky?!

„Pocit kontroly nad vícero úkoly, kterým se zrovna věnujeme, je velmi uspokojující. Lidé jsou přesvědčení, jak jsou efektivní, že toho ‚stíhají víc‘. A pokud nevědí, že opak je pravdou, že jim multitasking může pracovně uškodit, tak to neřeší,“ vidí jako hlavní překážku skoncování se ‚žonglováním‘ Lukáš Havránek, konzultant a lektor v oblasti firemní vize a kultury.

Ze soustředěné pozornosti nás navíc vytrhují moderní technologie, před kterými jen tak neutečeme – sociální sítě, mobilní telefony, internet. A odolat jejich svodům je náročné.

Pokud vás o škodlivosti multitaskingu nepřesvědčily zmiňované studie, třeba vás pro singletasking nadchne Cal Newport, docent informatiky na Georgetown University a autor bestsellerů o vlivu technologií na svět práce a vzdělávání. Ve své knize Hluboká práce: Pravidla pro soustředěný úspěch v roztěkaném světě (Jan Melvil Publishing, 2016) velice přesvědčivě argumentuje, proč – pokud chcete být úspěšní na trhu práce – byste měli zdokonalovat svoji schopnost hlubokého soustředění a hluboké práce.

‚Hlubokou prací‘ Newport míní činnost, která vás nutí zapnout mozek na plné obrátky, vyžaduje naprosté soustředění a je rozhodující, že ji děláte zrovna vy, a ne někdo jiný. Spadá sem například psaní tohoto článku. Autorka se na něj musí pekelně soustředit, zapojit své stylistické a formulační dovednosti a článek bude jejím originálním autorským počinem. Kdyby ho psal někdo jiný, bude nejspíš vypadat podstatně jinak.

Zdaleka ne vše na novinářském řemeslu lze ale označit za hlubokou práci. Třeba vyřizování e-mailů a domlouvání a následné přepisování rozhovorů jsou takzvanou mělkou prací. „Jsou to nenáročné úkony logistického charakteru, často vykonávané nesoustředěně. Nevytvářejí nové hodnoty a jsou snadno replikovatelné,“ říká Newport. Například je jisté, že brzy už nebudeme natočené rozhovory přepisovat my novináři, ale speciální programy (už dnes existují, v češtině ale ještě žádný nepracuje spolehlivě). Přidaná hodnota novinářské práce bude ale stále v přípravě otázek a vedení rozhovoru. To je ‚hluboká‘, těžko nahraditelná práce.

Podle Newporta a mnoha ekonomů i sociologů je v technologicky stále vyspělejším a rychleji se měnícím (a také nesoustředěném) světě rozhodující, kterou práci děláme. Tu mělkou totiž za nás postupně převezmou roboti a ‚počítače‘. Hluboké soustředění je proto podle nich ‚superschopností 21. století‘, konkurenční výhodou, která zvýší naši cenu na trhu práce.

Hloubka vyhrává

„Otevírá se obrovská ekonomická a osobní příležitost těm několika málo jedincům, kteří si uvědomí, jaký potenciál nabízí upřednostnění hloubky,“ míní vědec. Nejlepší možný výkon podle něj podáte jen tehdy, když budete pracovat na jediném úkolu, dostatečně dlouho, naprosto soustředně a bez rozptylování. „Pokud vaši konkurenti dokážou pracovat hluboce, tak vás svými výsledky snadno převálcují.“

Koučka Ježková vzpomíná na jednoho svého klienta, vytíženého podnikatele, který měl výčitky, že ve firmě nepodává adekvátní výkon a že ho už práce tolik nebaví. „Postupně jsme přišli na to, že ho ničí právě to neustálé tančení mezi drobnostmi. Naučil se věnovat začátek každého dne jednomu významnějšímu úkolu a jeho splnění mu vrátilo pracovní elán.“ Devora Zacková zase doporučuje motivovat se k hluboké soustředěné práci představou, že nás pozoruje osobnost, kterou profesně obdivujeme.

Superženy se superschopnostmi?

A jak je to s tou známou schopností nás žen multitaskovat – vařit večeři, plnit myčku, do toho kontrolovat dětem úkoly a volat matce? Studie, které tvrdily, že to zvládáme levou zadní, protože jsme to tak dělaly už v době kamenné (tehdy jsme spíše udržovaly oheň, opékaly mamuta, staraly se o malé Kopčemy a Veverčáky a vydělávaly kůže), odborníci zpochybnili jako příliš spekulativní. Dnes se má za to, že ženy toho dělají více najednou, protože musejí, nikdo jiný to za ně neudělá. A zatímco vařit a poslouchat zprávy lze označit za příklad ‚pozitivního multitaskingu‘ (každá činnost zaměstnává jiná neuronová spojení), datlovat do mobilu a ‚poslouchat‘ své děti se vám může vymstít.

„Mami, ty mě vůbec neposloucháš!“ vyčetla několikrát autorce tohoto článku její dcera. Proto Devora Zacková tvrdí: Zaveďte singletasking i do vztahů, v práci jako doma. „Je mnohem lepší věnovat plnou pozornost hovoru krátkému než jen částečnou pozornost hovoru dlouhému,“ uklidňuje klienty, kteří se obávají, jak jejich nový přístup (který občas zahrnuje i upozornění, že zrovna nemůžete nebo máte jen dvě minuty) vezme okolí.

Možná že zkušenost s koronavirovou karanténou aspoň některé z nás naučila nejen práci z domova, ale i nutnosti a výhodám soustředění se jen na jednu věc. „Karanténu jsem přežila jen díky tomu, že jsem si stanovila jasné hranice. Když se učím se svým dítětem, jsem učitelka. Když s ním jsem jen tak, jsem matka. A když s ním je můj partner, jsem novinářka,“ popsala svoji zkušenost Jessica Irvineová v The Sydney Morning Herald. Když se ke konci dne dostala ke své práci, pracovala intenzivně a maximálně soustředěně. Byl to její čas na hlubokou práci. Udělejte si i vy čas na tu svou.

Jak se nezbláznit

1. PLÁNUJTE

Zamyslete se, co na vaší pozici spadá do kolonky hluboká práce, a vyčleňte si na ni čas (alespoň 2 hodiny) minimálně dvakrát týdně. Po tu dobu se nevěnujte ničemu jinému, jen se soustřeďte na jeden náročný úkol (nebudete vyřizovat e-maily ani odpovídat na esemesky či na Facebooku).

2. PŘIPRAVTE SI PRACOVNÍ PROSTŘEDÍ

Odpojte se. Vypněte Wi-Fi, na mobilu zvolte režim letadla. Zkuste změnit pracovní prostředí (autorce textu se třeba osvědčilo přepisovat rozhovory v parku). Potřebujete-li nezbytně internet, alespoň vypněte notifikace. Stáhněte si aplikaci typu Forest nebo Clear Focus, která vám pomůže odolat svodům odbíhání na jiné weby, než které potřebujete k práci. Přepněte si obrazovky do černo-bílého módu na znamení, že teď je čas na koncentraci, ne zábavu.

3. NENECHTE SE VYRUŠIT…

V e-mailu si nastavte automatickou odpověď, ve které uvedete, že odepíšete později. V interním firemním systému si nastavte, že nejste dostupní. Na dveře kanceláře si dejte cedulku: „Nerušit, děkuji. K dispozici budu opět v XY hodin.“ V open-spacu si na hlavu nasaďte výrazná sluchátka na znamení, že nevnímáte. Můžete si do nich pustit tzv. bílý šum nebo hudbu ve speciálních frekvencích na podporu soustředění, např. Brain.fm. Když vás přece jen kolega vyruší, rovnou ho zdvořile upozorněte, že na něj máte jen minutku, protože zrovna na něčem důležitém děláte (ale že v XY hodin už budete opět rád k dispozici).

4. … ANI SVÝMI MYŠLENKAMI

Mějte po ruce bloček, kam si zapíšete myšlenku, která vás během hluboké práce napadne. Vrátíte se k ní později. Nedopusťte, aby vás duchem odvedla jinam. Pozornost také můžete trénovat meditací (samozřejmě ne během bloku na hlubokou práci). Pokud nevíte, jak začít, zkuste aplikaci Headspace nebo českou Calmio.

5. DÁVEJTE SI PAUZY

Chronickým multitaskerům, kteří ze začátku neudrží pozornost déle než pár minut, se doporučuje začít s pětiminutovými bloky hlubokého soustředění následovanými minutovou pauzou. Ne, to není chvíle na to vlítnout na Facebook či e-mail, ale dojít se napít, na záchod, vyvětrat atd. Po minutě se vraťte k hluboké práci a intervaly prodlužujte. Odpočítávat intervaly vám pomůžou aplikace metody Pomodoro.

Zkušenost s karanténou některé z nás naučila nejen práci z domova, ale i nutnosti a výhodám soustředění se jen na jednu věc.

MOZEK NEZVLÁDNE DĚLAT VÍC ÚKOLŮ NARÁZ. JEN MEZI NIMI RYCHLE PŘEPÍNÁ. NÁŠ VÝKON TÍM PAK TRPÍ.

Zdroj:
časopis Kondice 7/2020